Late VAT payment surcharge: whether failure to verify employee's payment voucher submission constitutes gross negligence

Die Beschwerde wird als unbegründet abgewiesen.

Die Beschwerdeführerin hat dem Bund Aufwendungen in der Höhe von EUR 610,60 binnen zwei Wochen bei sonstiger Exekution zu ersetzen.

Mit Bescheid vom 10. März 2004 setzte das Finanzamt gegenüber der beschwerdeführenden Partei wegen der verspäteten Zahlung der Umsatzsteuer für Dezember 2003 einen Säumniszuschlag von 6.940,26 EUR (2% von 347.013,04 EUR) fest.

Die Beschwerdeführerin erhob Berufung mit der Begründung, die Umsatzsteuerzahllast sei zeitgerecht am 4. Februar 2004 über FinanzOnline angemeldet worden. Auf Grund ihrer Arbeitsüberlastung habe es Frau T jedoch verabsäumt, schon bei der Anmeldung den Zahlschein auszufüllen. Erst bei Eintreffen der Buchungsmitteilung habe Frau T diesen Umstand bemerkt und daraufhin den Betrag umgehend überwiesen.

Aus Anlass dieses "Vergessens" habe sich die Beschwerdeführerin nunmehr "voll in die Zahlungsmodalität von ELBA integriert". Damit sei in Hinkunft sichergestellt, dass bei Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung mittels FinanzOnline immer auch die Zahlung "in ELBA mit dem Ausführungsdatum vorerfasst" werde.

Mit dem angefochtenen Bescheid wies die belangte Behörde die Berufung als unbegründet ab. Die Beschwerdeführerin habe, wie sich aus ihrer Stellungnahme zum diesbezüglichen Vorhalt der belangten Behörde vom 11. Mai 2007 ergebe, vor Umstellung des Zahlungsverkehrs "auf ELBA" gegenüber der für den Zahlungsverkehr zuständigen Mitarbeiterin, Frau T, keinerlei Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen gesetzt, mit denen eine allfällige Fehlleistung der Mitarbeiterin im Zusammenhang mit der Abgabenentrichtung rechtzeitig feststellbar gewesen wäre. Vielmehr habe die Beschwerdeführerin die Wahrnehmung der abgabenrechtlichen Zahlungstermine dieser Mitarbeiterin alleine ohne jede Kontrolle überlassen. Das Vorbringen, wonach die Mitarbeiterin selbst den Zahlschein normalerweise auf den Tischkalender abzuheften pflegte und so beim Umblättern auf die notwendige Zahlung aufmerksam würde, stelle in Wahrheit keine Kontrollmaßnahme dar. Diese Selbstkontrolle müsse versagen, wenn der Mitarbeiterin in diesem Zusammenhang ein Fehler unterlaufe. Das Unterbleiben jeglicher Kontrollmaßnahmen könne auch nicht damit gerechtfertigt werden, dass die vier zeichnungsberechtigten Personen mit Bilanzierungsarbeiten oder anderen Projekten intensiv befasst gewesen wären. Insgesamt könne bei der dargestellten Sachlage nicht mehr von einem bloß minderen Grad des Versehens ausgegangen werden, sodass es für die Anwendung des § 217 Abs. 7 BAO an den tatbestandsmäßigen Voraussetzungen fehle.

Dagegen wendet sich die vorliegende Beschwerde, über die der Verwaltungsgerichtshof nach Aktenvorlage und Erstattung einer Gegenschrift durch die belangte Behörde (sowie einer dazu erstatteten Replik der beschwerdeführenden Partei) erwogen hat:

Gemäß § 217 Abs. 7 BAO sind auf Antrag des Abgabepflichtigen Säumniszuschläge insoweit herabzusetzen bzw. nicht festzusetzen, als ihn an der Säumnis kein grobes Verschulden trifft. Anträge gemäß § 217 Abs. 7 BAO können auch in einer Berufung gegen den Säumniszuschlagsbescheid gestellt werden (vgl. Ritz, BAO3, § 217 Tz. 65). Für die Herabsetzung des Säumniszuschlages bzw. die Unterlassung der Festsetzung eines solchen kommt es auf die Umstände der konkreten Säumnis an (vgl. das hg. Erkenntnis vom 20. Mai 2010, 2008/15/0305).

Grobes Verschulden fehlt, wenn überhaupt kein Verschulden oder nur leichte Fahrlässigkeit vorliegt (vgl. Ritz, aaO, § 217 Tz. 43). Leichte Fahrlässigkeit liegt vor, wenn ein Fehler unterläuft, den gelegentlich auch ein sorgfältiger Mensch begeht. Keine leichte Fahrlässigkeit liegt aber vor, wenn jemand auffallend sorglos handelt.

(Grobes) Verschulden von Arbeitnehmern der Partei ist nicht schädlich. Entscheidend ist diesfalls, ob der Partei selbst (bzw. ihrem Vertreter) grobes Verschulden, insbesondere grobes Auswahl- oder Kontrollverschulden anzulasten ist (vgl. auch hiezu Ritz, aaO, § 217 Tz. 46).

Die Beschwerdeführerin bringt vor, im Gegensatz zur Feststellung der belangten Behörde habe ein grundsätzlich wirksames Kontrollsystem vorgelegen. Dieses habe darin bestanden, dass die für die Durchführung der Umsatzsteuerzahlung verantwortliche Person die "bankmäßige Zeichnung der Zahlscheine von zwei von vier zeichnungsberechtigten Personen" habe einholen müssen. Es hätte somit den zeichnungsberechtigten Personen auffallen müssen, wenn zu den gesetzlich vorgesehenen Terminen kein Zahlschein zur bankmäßigen Zeichnung vorgelegt würde. Diese solcherart mit der Kontrolle der Umsatzsteuervorauszahlungen befassten zeichnungsberechtigten Personen hätten im Beschwerdefall nicht rechtzeitig nachgefragt, warum für die Umsatzsteuervoranmeldung Dezember 2003 kein Zahlschein vorgelegt worden sei. Abgesehen davon, dass auch ein Umsatzsteuerguthaben hätte bestehen können - in welchem Fall kein Zahlschein abzuzeichnen gewesen wäre - habe es sich um ein einmaliges Versehen der zeichnungsberechtigten Personen hinsichtlich ihrer Kontrollpflicht gehandelt.

Dem hält die belangte Behörde in ihrer Gegenschrift entgegen, die Beschwerdeführerin habe im Verwaltungsverfahren auch nicht ansatzweise zum Ausdruck gebracht, dass im Rahmen der bankmäßigen Zeichnung der Zahlscheine auch eine "Kontrolle der Umsatzsteuervorauszahlungen" erfolgt wäre. Auf die ausdrückliche Frage im Vorhalt der belangten Behörde nach dem Vorliegen von Kontrollmaßnahmen habe die Beschwerdeführerin in ihrer Stellungnahme vom 11. Mai 2007 nur auf die im Bescheid dargestellte "Selbstkontrollmaßnahme" der Mitarbeiterin verwiesen. Auch habe der Vertreter der beschwerdeführenden Partei Mag. K im Rahmen einer Erörterung zugestanden, dass in der Vergangenheit hinsichtlich des Zahlungsverkehrs gegenüber der Buchhalterin Frau T keinerlei Kontroll- oder Überwachungsmaßnahmen gesetzt worden seien.

In ihrer Replik widerspricht die Beschwerdeführerin dieser Darstellung insofern, als sie auf folgende Passage ihrer Stellungnahme vom 11. Mai 2007 hinweist, aus der sich das Vorliegen von Kontrollmaßnahmen erschließen würde:

"Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen vor Umstellung des Zahlungsverkehrs:

Vor der Eingliederung des Zahlungsverkehrs unserer Gesellschaft in das ELBA-Verfahren hatte Frau (T) den bankmäßig unterzeichneten Zahlschein auf den Tischkalender geheftet und wurde so beim Umblättern des Tischkalenders auf die notwendige Zahlung aufmerksam. Mit dieser - sehr einfachen - Kontrollmaßnahme kam es bei Frau (T) in der Vergangenheit auch zu keinerlei verspäteten Zahlungen."

Somit habe die Beschwerdeführerin der belangten Behörde zur "Frage der Kontrollmaßnahmen" sehr wohl mitgeteilt, dass die Mitarbeiterin für die Zahlscheine stets die bankmäßige Zeichnung eingeholt habe. Dieses Kontrollsystem sei entgegen der Ansicht der belangten Behörde unabhängig von "Tätigkeiten der überwachten Personen", weil "eben die zeichnungsberechtigten Personen dazu aufgerufen gewesen wären, bei Nichtvorlage der Zahlscheine bis zu den jeweiligen Zahlungsterminen (15. eines Monats) entsprechende Erkundigungen einzuziehen".

Mit diesem Vorbringen wird das Bestehen eines effizienten Kontrollsystems nicht dargelegt. Dass die Buchhalterin Frau T für die Überweisung von Geldbeträgen die bankmäßige Zeichnung durch zwei von vier in Betracht kommenden für die Beschwerdeführerin zeichnungsberechtigten Personen einholen musste, lässt nur erkennen, dass der Zahlungsvorgang als solcher einer Kontrolle unterworfen war, nicht jedoch, dass damit auch die Einhaltung von Zahlungsterminen hätte überwacht werden können. Zum einen räumt die Beschwerdeführerin selbst ein, dass das Fehlen eines Zahlscheines den zeichnungsberechtigten Personen nicht ohne weiteres hätte auffallen müssen, weil dieser Umstand mit dem Vorliegen eines Umsatzsteuerüberschusses erklärt werden konnte. Zum anderen lässt es selbst das vor dem Verwaltungsgerichtshof ergänzte Vorbringen völlig im Dunkeln, warum die nicht um eine Unterschrift ersuchten Personen nicht hätten annehmen können, dass Frau T eben zwei der drei anderen in Betracht kommenden Personen mit der Unterschriftsleistung befasst hatte. Ob die Beschwerdeausführungen gegen das Neuerungsverbot verstoßen, kann daher dahingestellt bleiben.

Bei dieser Sachlage konnte die belangte Behörde jedenfalls zu Recht davon ausgehen, dass die Wahrung der Zahlungsfristen im Unternehmen der Beschwerdeführerin keiner (grundsätzlich) geeigneten Kontrolle durch die Beschwerdeführerin bzw. deren zeichnungsberechtigte Vertreter unterlag.

Ausgehend von dieser Feststellung, vermag der Verwaltungsgerichtshof der Beurteilung der belangten Behörde nicht entgegenzutreten, dass die Organisation des Zahlungsverkehrs im maßgeblichen Zeitraum nicht so eingerichtet war, die fristgerechte Wahrnehmung von Fristen sicher zu stellen. Es ist auch nicht als rechtswidrig zu erkennen, wenn die belangte Behörde diesen Mangel in der Organisation des Zahlungsverkehrs der Beschwerdeführerin als ein grobes Verschulden zugerechnet hat.

Die Beschwerde erweist sich daher als unbegründet und war gemäß § 42 Abs. 1 VwGG abzuweisen.

Die Kostenentscheidung stützt sich auf die §§ 47 ff VwGG i. V.m. der Verordnung BGBl. II Nr. 455/2008.

Wien, am 31. Mai 2011